x
İletişim Formu

Soğuksu Mahallesi İsmetpaşa Caddesi No:111 45600 Alaşehir/MANİSA
Telefon : +90 (236) 653 10 61
Fax : +90 (236) 654 38 10
E-Mail :
Alaşehir
 
E-Posta Duyuru
Alaşehir Ticaret Ve Sanayi Odası İle İlgili Duyurulardan Haberdar Olabilmek İçin E-Mail Listemize Katılın
 
Etkinlik Takvimi
 
 
Sanal Fuar
 
Sanal Fuara Katılın & Gezin
 
 
Alaşehir Tanıtım Videosu
 
 
 
 
Kalite El Kitabı
Kalite El Kitabı

İÇİNDEKİLER

BÖLÜM

REF. STD. BÖLÜMÜ

SAYFA NO.

 

 

 

İçindekiler

-

1

GİRİŞ

0

2

Genel

0.1

3

Proses Yaklaşımı

0.2

4

Kapsam

1

5

Genel

1.1

5

Uygulama

1.2

5

Referans Dokümanlar

2

6

Terimler ve Tarifler

3

7

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

4

8

Kalite Yönetim Sistemi

4.1

8

Dokümantasyon Şartları

4.2

8

Genel

4.2.1

9

Kalite El Kitabı

4.2.2

9

Dokümanların Kontrolü

4.2.3

9

Kalite Kayıtlarının Kontrolü

4.2.4

10

YÖNETİM SORUMLULUĞU

5

11

Yönetimin Taahhüdü

5.1

11

Müşteri Odağı

5.2

11

Kalite Politikası

5.3

11

Planlama

5.4

12

Kalite Hedefleri

5.4.1

12

Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması

5.4.2

13

Sorumluluk, Yetki ve İletişim

5.5

13

Sorumluluk ve Yetki

5.5.1

13

Kalite Yönetim Temsilcisi

5.5.2

14

İç İletişim

5.5.3

14

Yönetimin Gözden Geçirmesi

5.6

15

Genel

5.6.1

15

Gözden Geçirme Girdileri

5.6.2

14

Gözden Geçirme Çıktıları

5.6.3

14

KAYNAK YÖNETİMİ

6

15

Kaynakların Sağlanması

6.1

15

İnsan Kaynakları

6.2

15

Genel

6.2.1

15

Yetkinlik, Bilinç ve Eğitim

6.2.2

15

Altyapı

6.3

15

Çalışma Ortamı

6.4

16

ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRME

7

17

Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması

7.1

17

Müşteri İle İlişkili Prosesler

7.2

17

Ürüne Bağlı Şartların Belirlenmesi

7.2.1

17

 

 

Ürüne Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi

7.2.2

17

Müşteri İle İletişim

7.2.3

17

Tasarım ve Geliştirme

7.3

17

Tasarım ve Geliştirme Planlaması

7.3.1

17

Tasarım ve Geliştirme Girdileri

7.3.2

Hariç Tutuldu

Tasarım ve Geliştirme Çıktıları

7.3.3

Hariç Tutuldu

Tasarım ve Geliştirmenin Gözden Geçirilmesi

7.3.4

Hariç Tutuldu

Tasarım ve Geliştirme Doğrulaması

7.3.5

Hariç Tutuldu

Tasarım ve Geliştirmenin Geçerli Kılınması

7.3.6

Hariç Tutuldu

Tasarım ve Geliştirme Değişikliklerinin Kontrolü

7.3.7

17

Satınalma

7.4

18

Satınalma Prosesi

7.4.1

18

Satınalma Bilgisi

7.4.2

18

Satın alınan Ürünün Doğrulanması

7.4.3

18

Üretim ve Hizmetin Sağlanması

7.5

19

Üretim ve Hizmet Sağlamanın Kontrolü

7.5.1

19

Üretim ve Hizmet Sağlanması İçin Proseslerin Geçerliliği

7.5.2

19

Tanımlama ve İzlenebilirlik

7.5.3

19

Müşteri Malı

7.5.4

19

Ürün Korunması

7.5.5

20

İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü

7.6

20

ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME

8

21

Genel

8.1

21

İzleme ve Ölçme

8.2

21

Müşteri Memnuniyeti

8.2.1

21

İç Tetkik

8.2.2

21

Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi

8.2.3

21

Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi

8.2.4

22

Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü

8.3

22

Veri Analizi

8.4

22

İyileştirme

8.5

22

Sürekli İyileştirme

8.5.1

23

Düzeltici Faaliyet

8.5.2

23

Önleyici Faaliyet

8.5.3

24

EKLER

 

 

Prosedür Listesi

 

 

Kalite Yönetim Sistemi Sırası ve Etkileşimi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KONU: 01 GENEL

 

0. GİRİŞ

 

0.1 Genel

Vizyonumuz, Politikamız, Misyonumuz ve Hedeflerimiz

 

VİZYONUMUZ

 

İlçemizi Tarım Ürünleri Ticaretinde Cazibe Merkezi Haline Getirmek.

 

İlçemize Has Ürünlere İç ve Dış Pazarda Koruma Sağlamak.

Bu Yolla; İlçe Ticaretinin Hacmini Artırarak Üyelerimizin ve Halkımızın Gelir Seviyesini Yükseltmek.

 

POLİTİKAMIZ

           

Her koşulda üyelerimizin memnuniyetini sağlamak ve çıkarlarını ülke menfaatini göz önünde tutarak korumak.

 

Teknik ve Ticari gelişmeleri izlemek ve üyelerimizi anında ve doğru bilgilendirmek,

 

Üyelerimizin ihtiyaçlarını tespit etmek; işletme, teknoloji, bilgi, iç ve dış ticaret, insan kaynakları yönetimi konularında ihtiyaçlarını karşılamak.

 

Oda hizmet kalitesini artırmak için insan kaynaklarımızı geliştirmek, üyelerimizin fikri sınaî mülkiyet haklarının korunmasına katkıda bulunmak.

 

Kalite Yönetimi ve TOBB Akreditasyon Sistemlerinin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesini sağlamak.

 

MİSYONUMUZ

 

Vizyonumuzu ve Politikamızı gerçekleştirmek için aktif görev almak, bunun yanında İlçemizin gelişmesinde sosyal sorumluluklarımızı ve yasal yükümlülüklerimizi karşılayacak stratejileri belirlemek ve projeler geliştirmek.

 

 

HEDEFLERİMİZ

Bkz. Hedefler Takip Listesi

 

 

KONU: 02 PROSES YAKLAŞIMI

 

0.2 Proses Yaklaşımı

Yöntemimiz

Odamız, üye şartlarını karşılamak suretiyle üye tatminini artırmak için Kalite Yönetim Sisteminin geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesinde proses yaklaşımını benimsemiştir. Kalite Yönetim Sistemimizde kullanılan proses yaklaşımı:

* Şartların anlaşılmasının ve yerine getirilmesinin,

* Proseslerin değer katma açısından dikkate alınması gereksiniminin,

* Proses performans ve etkinliğinin sonuçlarının elde edilmesinin,

* Objektif ölçmelere dayandırılan proseslerin sürekli iyileştirilmesinin önemini vurgular.

Uygulama ise;

Planla: Üye istekleri ve kuruluşun politikası ile uyumlu sonuçların ortaya çıkması için gerekli objektif hedefleri ve prosesleri oluştur.

Uygula: Prosesleri uygula,

Kontrol et: Prosesleri ve hizmetleri, politikalar, hedefler ve hizmetin şartlarına göre izle, ölç ve sonuçları rapor et,

Önlem al: Proses performansını sürekli iyileştirmek için faaliyetler başlat. Şeklinde yapılır.

 

 

 

 

       
   
 
 

 

 

 

 

PLANLA                                          UYGULA

 

 

 

 

ÖNLEM AL                                     KONTROL ET

 
 

 

 

 

 

 

PUKÖ Döngüsü

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KONU: 1 KAPSAM

 

1.Kapsam

1.1 Genel

Bu el kitabı ALAŞEHİR TİCARET VE SANAYİ ODASI'nın Kalite Yönetim Sistemini açıklar, gerekleri tanımlar, sorumlulukları tayin eder ve sistemin kurulumunda kılavuzluk eder. ALAŞEHİR TİCARET VE SANAYİ ODASI Kalite Yönetim Sistemi; yasal şartları, üye isteklerini, toplumun beklentilerini ve diğer şartları da dikkate alarak üyelerinin ve toplumun odanın hizmetlerinden memnuniyetlerinin artırılmasına yönelik ISO 9001:2008 standardını referans alarak oluşturulmuştur. Ayrıca güncel yasal şartları, üye istekleri ve sistemin sürekli iyileştirilmesi şartlarına uyma güvencesi için proseslerin belirlenmesi ve sistemin etkin olarak uygulanması yoluyla üye ve toplumsal memnuniyetin artırılması amaçlanır.

 

1.2 Uygulama: Kalite Yönetim Sisteminde odamızın üye istekleri ve uygulanabilir düzenleyici şartları yerine getiren hizmetleri sağlama kabiliyetini ve sorumluluğunu etkileyecek tüm faaliyetler dahil edilmiştir. (Finansal faaliyetler hariç)

 

ODAMIZ VE HİZMETLERİMİZ

Ticaret ve sanayi odaları, üyelerinin ortak ihtiyaçlarını karşılamak mesleki faaliyetlerini kolaylaştırmak mesleğin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak, üyelerin birbirleri ve halk ile olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hakim kılmak üzere meslek disiplini, ahlak ve tesahüdü korumak ve kuruluş kanununda yazılı hizmetleri görmek amacıyla kurulan Kamu Kurumu niteliğinde tüzel kişiliğe sahip meslek kuruluşlarıdır.

Alaşehir ticaret odası Manisa Ticaret Odasından ayrılarak 01.01.1974 yılında ilçe dahilinde bağımsız olarak kurulmuştur. Daha sonra 07.11.2002 tarihinde Sanayi unvanını da alarak Ticaret ve Sanayi Odasına dönüşerek daha yararlı hale gelmiştir.

Alaşehir Ticaret ve Sanayi Odası Ticaret ve sanayiyi ilgilendiren bilgi ve haberleri derleyerek üyelerine ve ilgili toplum birimlerine ulaştırır. Ticaret ve Sanayiye ait her türlü incelemeyi yapar, başlıca maddeleri piyasa fiyatlarını takip ve kaydeder ve mümkün olan araçlarla yayar. Mesleki faaliyetlere ait konular hakkında Bakanlıklara, İllere teklif ve dileklerde bulunur. Bölgesi içindeki genel teamülleri tespit edip örf ve adet haline getirilmesine katkıda bulunur. Ticaret ve Sanayi Erbabınca uyulması zorunlu mesleki kararlar alır. Mahalli ve Bölge sergileri panayırlar, müze veya kütüphaneler açabilir. Konu ile ilgili Sanayi ve Ticaret Bakanlığı ile bağlı müesseselerin verdiği işleri yapar.

Alaşehir Ticaret ve Sanayi Odasında 1300’e yakın üyesi seçilmiş organları ve atanmış personeli ile yasada yazılı görevlerini yerine getirmeye çalışmaktadır.

İlçe genelinde tarıma dayalı bir Ekonomik sistem bulunmaktadır. Ekili ve dikili alanların çokluğu halkın bu sektörden beklentisini yansıtmakla birlikte sanayinin yok denecek kadar az olması da yöre halkı içinde bir handikaptır.

İlçede Sarıkız Maden suyu işletmesi, Tariş Entegre üzüm işletmesi, Tariş Tat Alkollü İçkiler Sanayi, Tariş Sirke Pekmez işletmesi, Mey Alkollü içkiler sanayi, Kavaklıdere Şarapları sanayi,

Plastik İmalat sanayi, Kiremit ve Blok Tuğla Fabrikaları, Zeytin işletmeleri, Özel sektör üzüm işletmeleri, Soğuk Hava Depoları, Tarımda Kullanılan Küçük el aletlerinin yapımını gerçekleştiren birkaç işletme bulunmakla birlikte, ilçenin göç ve çoğalma sonucu, hızla artan nüfusuna karşılık istihdam sorununu karşılamakta yetersiz kalınmaktadır.

Bu nedenle işsizlik sorununun uzun vadede çözümlenebilmesi için il özel idaresi, ilçe Belediyesi ve ilçe Ticaret ve Sanayi Odası ortaklığıyla kurulmasına teşebbüs edilen ve yörenin Ekonomik kurtuluşunun tek yolu olan Organize sanayi Bölgesinin biran önce hayata geçirilmesi gerekmektedir. Fakat burada en büyük engel Organize Sanayi Bölgesinin Kurulabilmesi için en az 2000 dönüm 6.sınıf yani atıl arazi ki bu Alaşehir ve civarında mümkün görünmüyor çünkü arazinin değeri hep 1.Sınıf. Bu sanayi bölgelerinde kurulması tarım kesimindeki atıl iş gücünün bu bölgelere kaydırılması ile tarım kesimini de rahatlatacak, aynı zamanda yetişmiş ve kaliteli beyinlerin ilçe dışına gidişini de engelleyecektir.

Ticaret ve Sanayi Odası ilçenin Ticari ve Ekonomik durumunun gelişmesine katkı sağlamak, İlçe halkının gelecekte daha da huzurlu ve mutlu olması yolunda üzerine düşen yasal sorumluluğu yerine getirmeye devam edecektir.

Hizmetlerimizi dört temel başlık altında ifade edilebiliriz.

  1. Oda Muamelat Hizmetleri
  2. Ticaret Sicil Hizmetleri
  3. Sosyal Hizmetler
  4. Dış Ticaret Gümrük Hizmetleri

 

KONU: 2 ATIF YAPILAN STANDARTLAR

 

2. Referans Dokümanlar:

Kalite Yönetim Sistemimizin Kurulması ve bu El Kitabının hazırlanmasında aşağıdaki dış kaynaklı dokümanların şartları dikkate alınmıştır.

1. ISO 9000:2000,Kalite Yönetim Sistemleri-Temel Kavramlar, Terimler ve Tarifler

2. ISO 9001:2008,Kalite Yönetim Sistemleri-Şartlar

3. T.C. 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu

4. TOBB Akreditasyon Standardı

5. Tacir ve Sanayiciler Tarafından Üretilen Mal ve Hizmetlerin Azami Fiyat Tarifelerinin Düzenlenmesi Hakkında  

    Yönetmelik

6. Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği

7. Oda ve Borsa Üyelerine Verilecek Disiplin ve Para Cezaları İle Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu Hakkında

    Yönetmelik

8. Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Genel Sekreter Yönetmeliği

9. Oda ve Borsalarda Hakem, Bilirkişi ve Eksper Listelerini Düzenleme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik

10. Kayıt Ücreti ile Yıllık Aidat ve Munzam Aidatın Tespiti ve Ödenmesi Hakkında Yönetmelik

11. Oda Muamelat Yönetmeliği

12. Oda ve Borsa Şubeleri ile Oda Temsilciliklerinin Kuruluş ve İşleyişi Hakkında Yönetmelik

13. Odalarda Mesleklerin Gruplandırılması Hakkında Yönetmelik

14. Ticaret Sicili Tüzüğü

15. Türk Ticaret Kanunu (ilgili maddeleri)

16. Türk Ceza Kanunu (ilgili maddeleri)

17. T.C. İcra İflas Kanunu (ilgili maddeleri)

18. T.C. Borçlar Kanunu (ilgili maddeleri)

19. T.C. Medeni Kanun (ilgili maddeleri)

20. T.C. 492 Sayılı Harçlar Kanunu (ilgili maddeleri)

21. T.C. Ticari İşletme Rehni Kanunu (ilgili maddeleri)

Bu El Kitabında Kalite Yönetim Sistemimizdeki üst seviyedeki prosesler tanımlanmış prosedürlere ve diğer dokümanlara atıf yapılmıştır.

Referans gösterilen dokümanların uygun revizyonları kullanılır. Kalite Yönetim Sistemimizdeki tüm dokümanların en son baskıları doküman üzerinden takip edilir.

Kalite Yönetim Sistemimiz, sürekli iyileştirme felsefemiz ve Genel Yönetim Sistemimiz ile bir düzen içerisinde oluşturulmuştur. Tarihli ve tarihsiz dokümanlar standarttaki yöntemle izlenir.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KONU: 3 TERİMLER VE TARİFLER

 

3. Terimler ve Tarifler:

Kalite Yönetim Sistemimiz, ISO 9000:2000, Kalite Yönetim Sistemleri-Temel Kavramlar, Terimler ve Tarifler standardında verilen Uluslararası terimler ve tarifleri kullanır.

Akreditasyon Sistemimiz TOBB Akreditasyon Standardında kullanılan Temel Kavramlar, Terimleri kullanır.

Ürün terimi, odamızın üyeleri ve toplumumuz için yapmış olduğumuz resmi işlemler ve üyelerimize ve toplumumuza sağladığımız yasal, ticari ve sosyal hizmetler için kullanılır.

Müşteri terimi, odanın üyelerini, odanın temsil ettiği ilçe ve bağlı beldelerin tarım, ticaret ve sanayi ile uğraşan kuruluşları, bireyleri ve toplumu tarif etmek için kullanılır.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KONU: 4 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

 

4.  KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

4.1 Genel Şartlar

Kalite Yönetim Sisteminin etkin uygulanması için odamızdaki tüm proseslerin birbirleriyle olan etkileşimleri Kalite El Kitabında tanımlanır. Proses yönetimi ana proses ve destek prosesleri kapsar. Bunlar; yönetim faaliyetleri, kaynakların temini, hizmetlerin gerçekleştirilmesi ve ölçme prosesleridir. Odamız ana proseslerini daha etkili yönetmek için alt proseslere bölmüştür. Prosesler tanımlanırken üyelerimizin şartları, yasal şartlar, hizmetin doğası ve organizasyon şartlarının karşılanması, bir katma değer sağlaması, proses performansı ve etkinliği sonuçlarının elde edilmesi ve sürekli iyileştirmenin önemine dikkat edilmiştir. Alt ve destek prosesler ana proseslerin altında gerçekleşen faaliyetleri içerir. Süreçler El Kitabında detayları anlatılan süreç yönetim ve iyileştirme sistemimiz proseslerin girdi/çıktılarının, sınırlarının, etkileşim içinde olduğu proseslerin, sahiplerinin, performans kriterlerinin ve ölçüm sistemlerinin kontrol altında tutulması ve sürekli iyileştirmesi için bir model oluşturur.

ALAŞEHİR TİCARET VE SANAYİ ODASI'nın hizmetlerinde kullanılacak bilgiye ulaşma, malzeme ve hizmetin seçiminden başlamak üzere bilginin sağlanması, malzemenin ve hizmetin satın alınması, bilginin arşivlenmesi, malzemenin depolanması, hizmet prosesleri, kontroller, üyelerimizin memnuniyeti programları çerçevesinde titizlikle yürütülerek, kısa, orta, uzun vadeli hedeflerin belirlenmesi ile sürekli iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerini konu alır.

Hizmet kalitesinin geliştirilmesinde ve üyelerimizin memnuniyetinin sağlanmasında; tüm bölümlerin Oda, Ticaret Sicil Memurlarının yasalar, yönetmelikler ve oda yönetimi tarafından belirlenen çerçevede görev, yetki ve sorumlulukları vardır.

Prosesler dış kaynaklı hale gelseler dahi ALAŞEHİR TİCARET VE SANAYİ ODASI Kalite Yönetim Sisteminin bir parçası olmaya devam ederler. Tüm prosesler performans kriterleri ile kontrol altında tutulur, üyelerimize odaklı ölçütler ile etkinlikleri ölçülür, iç ve dış denetimlerle etkinliğin doğrulanması sağlanır.

 

4.2 Dokümantasyon Şartları

4.2.1 Genel

Kalite Yönetimi Sistem dokümantasyonumuz; kalite el kitabı, temel yönetim prosedürleri ve diğer prosedürleri, iş talimatlarını ve proses kontrol ile etkili operasyonu sağlamak için kullandığımız dokümanları ve kayıtları içerir. ALAŞEHİR TİCARET VE SANAYİ ODASI’nın vizyon ve misyonu paralelinde belirlenmiş, dokümante edilmiş ve tüm çalışanlara duyurulmuş olan Kalite Politikamızı gerçekleştirmek üzere oluşturulmuş Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyon yapısı aşağıda gösterildiği şekildedir.

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bu el kitabında dokümante edilmiş olan Kalite Sisteminin Yönetimi, Kalite Yönetim Temsilcisinin sorumluluğundadır. Kalite El Kitabı ve diğer dokümanlar yıllık yönetimin gözden geçirme toplantısından önce Kalite Yönetim Sisteminin yıllık performans değerlendirmesi yapılırken Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından gözden geçirilerek değişiklik ihtiyaçları saptanır ve değişiklikler gerçekleştirilir.

 

Kalite El Kitabı (KEK)

ALAŞEHİR TİCARET VE SANAYİ ODASI'nın Kalite Yönetim Sistemini belirleyen dokümandır.

 

Organizasyon El Kitabı (OEK)

ALAŞEHİR TİCARET VE SANAYİ ODASI'nın bünyesindeki departmanlarda çalışan personele ait görev yetki ve sorumlulukların bulunduğu dokümanlardır.

 

Süreçler El Kitabı (SEK)

ALAŞEHİR TİCARET VE SANAYİ ODASI'nda süreçlerin genel akışını ve bölümlerin hangi noktalarda girdi sağladığını ve işin akışını gösteren dokümanlardır.

 

Prosedür El Kitabı (PEK)

Kalite Sistemi Prosedürleri

Kalite Sistemi Prosedürleri, ilgili fonksiyonel bölümlerin katkısı ve katılımı ile hazırlanan dokümanlardır; özel bir sözleşme veya hizmete bağlı olmayan bölümler arası genel faaliyetleri, görev yetki ve sorumluluklar ile kontrol yöntemini tanımlayan dokümanlardır.

Bu prosedürlerin yönetimi yayınlanması, imzalı orijinallerinin saklanması, korunması ve değişikliklerin duyurulması Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır. Başkanın onayını takiben yayınlanırlar.

 

Fonksiyon Prosedürleri ve Talimatlar El Kitabı (TEK)

Dokümantasyonun bu iki bölümü, Kalite Sistem Prosedürleri doğrultusunda hazırlanan proseslerin işleyişine özgü detay prosedürler ve talimatlardan oluşur. Bu tür dokümanlar ilgili bölümler tarafından hazırlanır.

 

Proses kartları

Proseslerin girdilerini, çıktılarını, kaynaklarını, operasyonunu, kontrol noktaları ve performans kriterlerini tarif eden doküman tipidir.

 

4.2.2. Kalite El Kitabı

* Kalite Yönetimi Sistem dokümantasyonunun toplayıcı ana dokümanı şeklinde hazırlanmıştır. 7.3 Maddesi tasarım faaliyeti olmaması nedeni ile hariç tutulmuştur.

* Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu, bu Kalite El Kitabını referans alan tanımlanmış prosedürleri, proses tanımlarını, diğer dokümanları ile veri, form ve kayıtları içerir. Dokümanlar, veriler hem elektronik olarak hem de baskılı kopya şeklindedir. Kalite Yönetimi Sistem dokümantasyonu işin karmaşıklığına, kullanılan metotlara, becerilere ve çalışanlar tarafından ihtiyaç duyulan eğitime bağlı olarak geliştirilmiştir.

* Kalite Yönetim Sistemi içinde tanımlanmış olan tüm proseslerin sıraları ve etkileşimleri Ek–2 de verilen akış diyagramında açıklanmıştır.

 

4.2.3 Dokümanların Kontrolü

Kalite kayıtları olarak tanımlanmış olan kalite sistem dokümanları kontrollüdür. (PR.01) Doküman Kontrolü Prosedürü kılavuz niteliğindedir ve aşağıdaki faaliyetler için gereklidir.

* Doküman hazırlanması, gözden geçirilmesi, güncellenmesi, onaylanması, dağıtımı, orijinalinin saklanması ve geçersiz/uygun olmayan dokümanların geri toplanması ve imhası,

* Dokümanların okunabilirliği, belirlenebilirliği, kullanım yerlerinde bulundurulması, dış kaynaklı dokümanların belirlenerek dağıtımlarının kontrol altına alınması,

* Yürürlükten kalkmış, güncelliğini yitirmiş dokümanların yanlış kullanılmalarının önlenmesi ve bu tür dokümanların uygun bir şekilde belirtilmesi,

Kalite Sisteminin parçası olan ve bu el kitabında referans gösterilen tüm dokümanlar çalışanların işlevlerine uygun olarak kolay erişimindedir. Dokümanların yönetiminden Kalite Yönetim Temsilcisi sorumludur.

Dokümanlar, yayınlanmadan önce yetkili kişiler tarafından gözden geçirilir ve onaylanırlar. Dokümanlardaki değişiklikler daha önceki dokümanı/veriyi onaylayan makamın onayına tabidirler.

Yayın, Revizyon Numarası ve Onayı olmayan, orijinal ortamın dışından temin edilen kopyalar kontrolsüz kopyadır.

Kalite Sistemi Prosedürleri odanın özel dokümanıdır. Belgelendirme kuruluşları dışında, oda dışına verilemez ve kopya edilemezler.

( Ref: PR.01 Dokümanların Kontrolü Prosedürü )

 

4.2.4 Kayıtların Kontrolü

Kalite Kayıtları, Kalite Yönetim Sisteminin işlediğinin ispatıdır. Yasal ve standart şartlarına uygunluğun ve etkin operasyonun delilini sağlamak için oluşturulmuştur.

Kayıtlar kâğıt ya da elektronik ortamda bulunabilir. Kayıtlarının Kontrolü Prosedüründe, kayıtların tanımlanma, ulaşılma, saklanma, korunma ve imha edilmesi ile ilgili koşullar, yasalar ve odanın özel koşullarına göre tanımlanmıştır. Kalite Kayıtları; Kalite Sisteminin ve faaliyetlerin etkinliğinin, verilen hizmetin beklenen kalite seviyesinde gerçekleştirildiğinin kanıtı olabilecek tüm kayıt ve belgelerdir.

Kalite Kayıtları, aksi resmi veya özel kanalla belirtilmediği sürece geçmişe yönelik çalışmalara kaynak olması, geliştirici/düzeltici işlemlerin gerekliliğinin belirlenmesi, belirli bir süre için izlenebilirliğinin sağlanması, bir takım istatistiksel sonuçların çıkarılabilmesi amacıyla prosedürde belirlenmiş sürelerde sorumlu birim/kişi tarafından bozulmalarını önleyecek, uygun çevre şartlarında saklanır ve korunurlar.

Kayıtlar kolay belirlenebilir, kolay ulaşılabilir, okunaklı ve ait olduğu dönem/tarihi gösterecek şekilde hizmet gruplarına göre tutulurlar. Yasa ve yönetmeliklerde ve Oda’nın işleyişi içinde özel olarak istendiğinde, ilgili kalite kayıtları, belirlenen süreler için saklanır ve üyeler, yasal denetleyiciler ve oda yönetimi ve meclisinin incelemesine sunulur.

( Ref: PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KONU: 5 YÖNETİMİN SORUMLULUĞU

 

5.   YÖNETİM SORUMLULUĞU

5.1 Yönetimin Taahhüdü

Yönetim Kurulu ve çalışanlar topluma en üst düzeyde değerler sağlamayı kendine ilke edinmiş ve bunların neler olduğunu vizyon, misyon ve kalite politikasında ortaya koymuştur. Her bir proses için hedefler belirlenmekte, gerekli kaynaklar tahsis edilmekte ve sürekli gözden geçirmelerle bu hedeflere ulaşılması garanti altına alınmaktadır.

Misyon ve vizyonumuzdan hareketle oluşturulmuş kalite politikamız üyelerimize ve topluma daima en iyi değerleri üretebilmek amacıyla sürekli iyileşmeyi ön görür. Temel değerlerimiz de tüm yönetici ve çalışanlarımız için Ticaret ve Sanayi Odası kültürünü temsil eder.

Planlanmış aktivitelerin başarısını garanti altına almak amacıyla verilere dayalı, sürekli iyileşmeyi hedefleyen bir yaklaşımla kaynak, proses yönetimi ve organizasyonun etkinliği, üye memnuniyeti, bilgi güvenliği vb. konulardaki iç denetimler ve dış kuruluşlarca yapılan denetimler bir araç olarak kullanılır.

Yönetim Kurulu, çalışanların katılımı, eğitimi, çalışma ortamının ve iletişimin etkinliği, kaynakların etkili yönetimi, destek proseslerinin sürekli iyileştirilmesi vasıtasıyla Temel İş Proseslerin (Oda İşlemleri, Ticaret Sicil İşlemleri, Sosyal Hizmetler ve Gümrük Hizmetleri) etkinliğini artırarak paydaşlara en üstün değeri yaratmak için gerekli yöntem ve araçları araştırır ve uygular.

Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğu, yeterliliği, etkinliği ve sürekliliğini sağlamak için yapılan Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarında vizyon, misyon, kalite politikası, kalite hedefleri, üye beklentileri ve şikâyetleri, üyeye sunulan hizmete ilişkin performans göstergeleri, üyelerimizle yapılan memnuniyet anketi sonuçları gözden geçirilir ve taahhütlerin yerine getirilmesi amacıyla personel, altyapı, çalışma ortamı vb. kaynak ihtiyacı belirlenerek bu kaynakların iyi yönetimi güvence altına alınır. Yönetim Kurulu, raporlar ve faaliyetleri ile Kalite Yönetim Sisteminin gelişimi ve iyileştirilmesine dair taahhüdünün kanıtını sağlar. Misyon, kalite politikası, değerlerimiz ve inançlarımız hizmet proseslerimizin sürekli iyileştirilmesi ile yasal gereklilikler kadar üye isteklerini karşılama veya daha da ilerisinin gerçekleştirilmesindeki önemini anlatır ve ifade eder. Biz Kalite Politikamızın, misyonumuzun, değerlerimizin ve inançlarımızın tüm çalışanlarımız tarafından anlaşıldığını, yerine getirildiğini, sürdürüldüğünü, dokümante edilmiş eğitimlerle ve düzenli haberleşme ile tüm organizasyon kademelerinde garanti ediyoruz.

 

5.2 Müşteri Odağı

Yönetim Kurulu üye memnuniyetinin artırılmasına yönelik, üye şartlarının (isteklerinin) belirlenmesi ve yerine getirilmesinin sağlanması, bu ihtiyaç ve beklentilerin organizasyona doğru olarak iletilmesi, Kalite Yönetim Sisteminin üye ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde planlanması, sürdürülmesi, sürekli iyileştirilmesi, üyelerimizin memnuniyetinin izlenmesi gibi faaliyetleri yönetir.

* Misyon ifademiz ve kalite politikamız, üyelerimize olan taahhüdümüzü açıkça ifade eder; Biz üyelerimizin isteklerini proseslerimizi, hizmetlerimizi sürekli iyileştirerek karşılayacağız ve aşacağız.

* Biz üyemizle aktif bir partner (iş ortağı) olmak için onların dünyalarını anlamak, çözümler bulmak için çok çalışacağız. Üyelerimizin beklentilerini ve isteklerini anlamak ve tespit etmek, onlara daha yakın olmak için birinci metodumuzdur. Görevli idari personelimiz tarafından yapılan ziyaretler, sunumlar, Yönetim Kurulu’nun üyelerimizle gerçekleştirdikleri toplantılar, üye ziyaretleri,  organizasyonunun üye ilişkilerini yürüten departmanın iletişim araçlarını kullanarak yaptığı görüşmeler, üyelerin yerinde tetkikleri, odaya ziyaretleri ve sosyal faaliyet ortamlarında yapılan görüşmeler gibi iletişim etkinlikleri üye beklentilerini ve ihtiyaçlarını tespit etmek için yapılan faaliyetlerdir. Bu ihtiyaç ve beklentilerin organizasyon içinde iletilmesi ve üyelerin tatmini için çalışanların bilgi ve becerilerinin artırılması Yönetim Kurulu’nun sorumluluğundadır. Kalite Yönetim Sistemi, bu ihtiyaçların ve beklentilerin aşılması için belirlediğimiz hedeflerin tanımlanmasını ve yerine getirilmesini sağlar.

 

5.3Kalite Politikası

Misyon beyanı tipik olarak organizasyonun amacını ifade eder. Misyonumuz ve Kalite Politikamızın tek bir beyanda bütünleşmesi Kalite Politikamızın organizasyonun amacı için önemli olduğunu sembolize eder ve bunun yanında amacımızı başarıyla sonuçlandırmada kılavuzluk eder. Misyonumuz ve kalite politikamız taahhüdümüzü ifade eder ve organizasyon olarak bizim için neyin önemli olduğuna odaklanır: “Üye ihtiyaçlarını karşılamak veya aşmak ve bunu başarırız” metodunu tavsiye eder:

Kalite Politikamız, proseslerimizin ve hizmetlerimizin sürekli iyileştirilmesine, kalite hedeflerinin gözden geçirilmesine ve oluşturulmasına kılavuzluk eder. ALAŞEHİR SANAYİ VE TİCARET ODASI Kalite politikasının etkinliği, odanın nihai hedefleri, beklentileri ve üye ihtiyaçları göz önüne alınarak,  yönetimin yıllık gözden geçirme toplantılarında gözden geçirilir ve gerekiyorsa değiştirilir.

Kalite politikası tüm çalışanlara duyurulur. Oryantasyon eğitiminde yeni işe alınan elemanlara ALAŞEHİR SANAYİ VE TİCARET ODASI’nın kalite politikası tanıtılarak, çalışanların işe ilk girişten itibaren ALAŞEHİR SANAYİ VE TİCARET ODASI'nın kalite politikasını öğrenmeleri sağlanır. Çalışanlar ile yapılan periyodik anketler aracılığı ile ve iç denetimler sırasında çalışanların odamızın kalite politikasını ne ölçüde anlayıp çalışmalarına yansıttığı araştırılır.

 

5.4 Planlama

5.4.1 Kalite Hedefleri

Yönetim sistemi seviyesinde kalite hedeflerimiz, misyon beyanımıza ve kalite politikamıza ulaşmak, güvenilirlik için uluslararası gereklilikleri karşılayan Kalite Yönetim Sisteminin sürekliliğini sağlamak içindir. Operasyonel seviyede hizmet ve sözleşme hedefleri üye beklentilerini karşılama veya aşmaya uygun olarak geliştirilir. Kalite hedefleri, Kalite sistemini oluşturan proses ve alt prosesler bazında tüm alanları kapsayacak şekilde belirlenir. Hedefler geçmiş yıl performansları, endüstrideki en iyi değerler ve ölçütlerin iş sonuçlarına olası etkileri göz önünde bulundurularak her yıl Kalite Yönetim Temsilcisinin de katkısı ile proses sahipleri tarafından belirlenirler. Hedeflere ulaşılması iyileştirmenin bir delilidir. Hedefler belirlenirken; mevcut durum, hedeflenen nokta ve hedefe ulaşabilmek için öngörülen süreler belirtilir. Tüm yöneticiler kendi sorumluluk alanındaki proses ölçütlerinin hedeflenen değerlere ulaşmasını sağlayacak önleyici, düzeltici ve iyileştirici işlem planlarını oluşturmak, çalışanlara duyurmak ve bunları gerekli kaynaklar ile desteklemek ve periyodik olarak gözden geçirmekle yükümlüdürler. Bu hedefler bölüm, ekip ve birey hedefleri olarak etkinlik değerlendirilmesinde kullanılırlar.

 

5.4.2 Kalite Yönetim Sistemi Planlaması

Kalite Yönetim Sisteminin temelini oluşturan Proses Yaklaşımı ile tüm prosesler dokümante edilmiş, uygulanması, sürdürülmesi ve sürekli iyileştirilmesi için proseslerin izlenmesi, ölçülmesi, analizi gibi yöntemler belirlenmiştir. Belirlenen tüm prosesler için gerekli görüldüğü durumda Kalite Planlaması yapılır.

Kalite Yönetim Sistemi kalite hedeflerimize ulaşılmasını sağlamak için ihtiyaç duyulan kaynakları teşhis eder ve planlar. Kalite Yönetim Sistemi proseslerin ve sistemin başarılı olarak gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyulan kaynakları, sürekli iyileşme için hedeflerin planlanmasını içerir. Sistemdeki herhangi bir değişiklik, kontrollü biçimde iletilir. Böylece Kalite Yönetim Sisteminin bütünlüğü sürekli olarak sağlanır. Üyemizin beklentileri bu yönde olduğunda,  o proses veya hizmet için özel bir kalite planı geliştirilir.

Planlama, oda stratejileri ve hedefleri, üyelerimizin beklentileri, yasal ve teknolojik gelişmeler, hizmet prosesi performans değerleri, öneri sistemleri yardımı ile toplanan çalışanların görüşleri ve iyileştirme fırsatları göz önünde bulundurularak organizasyonun temel bilgi, beceri ve yeteneklerini, iş yapma tarzını geliştirecek şekilde yapılır. Kalite Yönetim Sisteminin bütünlüğünün ve etkinliğinin doğrulanması Kalite Yönetim Temsilcisinin sorumluluğundadır. Kalite Yönetim Sisteminde yapılan değişikliklerin sistemin bütünlüğü ve etkinliğine yapabilecekleri olası olumsuz etkilerinin önlenmesi periyodik gözden geçirme, performans izleme, iç denetim araçlarının etkin kullanımı ile güvence altına alınır.

 

5.5 Sorumluluk, Yetki ve İletişim

5.5.1 Sorumluluk ve Yetki

ALAŞEHİR SANAYİ VE TİCARET ODASI'nda organizasyon yapısı ve değişiklikleri "Organizasyon Duyuruları" ile tüm çalışanlara yayınlanmaktadır. Ayrıca tüm organizasyon bildirileri ve odanın organizasyon yapısı elektronik ortamda ilgili çalışanlara açık olarak saklanır. Yayınlanan organizasyon bildirileri hiyerarşik olarak bağlantıları gösterir ve görev, yetki ve sorumlulukları tanımlar. Organizasyon El Kitabında dokümante edilir.

Yönetim Kurulu ve Yönetim Kurulu Başkanı: Yönetim Kurulu sonuç olarak, işlerin başarılmasından sistemin kontrol altına alınmasına kadar ALAŞEHİR TİCARET VE SANAYİ ODASI tarafından sağlanan hizmetlerin yetkinliğinden ve kalitesinden sorumludur. Yönetim Kurulu Strateji Planlaması, Kalite İyileştirme Proses Planlaması, Kalite Politikası, Vizyon, İnanç ve Değerlerin gelişmesi ve organizasyon içindeki grupların hedeflerimizin başarılması için gerekli kaynakların tespitinden ve sağlanmasından sorumludur. Bunun yanında yıllık olarak kalite sisteminin gözden geçirilmesinin yürütülmesinden sorumludur.

 

Yönetim (Genel Sekreter ve Bölüm Sorumluları): Yöneticiler, organizasyonun başından sonuna kadar stratejik planın uygulanması, bütçelenmesi, Kalite Yönetim Sisteminin ve Politikaların gerçekleştirilmesinden sorumludur. Bunların dışında, ALAŞEHİR TİCARET VE SANAYİ ODASI' da görev yapan tüm yöneticiler;

* Çalışanlarca Kalite Politikasının anlaşılmasını ve gereklerinin yerine getirilmesini sağlamaktan, uygulamaların Kalite Sistem gerekleri doğrultusunda yapılmasını temininden,

* Çalışanların eğitim ihtiyaçlarını planlamak ve gerekli eğitim imkânlarını sağlamaktan,

* Sahibi oldukları prosesleri tanımlamak, dokümante etmek, bu proseslerin işleyişlerini periyodik olarak gözden geçirmekten, iyileştirme fırsatlarını belirlemek ve diğer proseslerle olan etkileşim sorunlarını çözmekten, proses kontrol dışına çıktığında gerekli düzeltici işlemlerin başlatılmasını sağlamaktan ve gerekli durumlarda gerekli değişiklikleri yapmaktan,

* Proses girdi ve çıktılarını, proses performans hedeflerini belirlemek, sürekli iyileşmesini sağlamaktan, proses performans ölçütlerini belirlemek, düzenli olarak ölçmek ve prosesin kontrol altında olmasını güvenceye almaktan ve sürekliliğini sağlamaktan,

* Sürekli iyileştirme programlarını uygulamaya geçirmek ve uygun kaynaklarla desteklemekten,

* Hizmette oluşabilecek her tür problemin kaynaklarını ortadan kaldıracak ve tekrarını önleyecek düzeltici/önleyici işlem, takip sistemleri kurmak ve sürekliliğini sağlamaktan,

* Hizmet ve servislerinin kalitesini sürekli iyileştirerek üye memnuniyeti ve sadakatini en üst düzeye çıkartacak yeni sistem ve yöntemlerin belirlenerek hayata geçirilmesinden,

* Yönetim Kurulu’na durum raporlaması yapılmasından sorumludurlar.

 

Çalışan Sorumluluğu: Tüm çalışanlar, işlerindeki kaliteden ve üyelerimize sunduğumuz hizmetlerimiz için kullandığımız tüm proseslerdeki hizmetlerin kalitesinden sorumludur. Çalışanlar hizmeti, prosesi, Kalite Sistemiyle ilişkili problemleri teşhis edecek, tanımlayacak ve kayıt edecektir. Çalışanlar sürekli iyileştirme prosesimizin sürekli başarısını sağlamak için ihtiyaç duyulan ölçümlerin tanımlanmasında ve proses iyileştirmelerinde anahtar katılımcılardır. Düzeltici/Önleyici faaliyet programı süresince çözümleri başlatacak, tavsiye edecek veya sağlayacaklardır.

 

 5.5.2 Kalite Yönetim Temsilcisi

Yönetim Kurulu’ndan veya yönetim kadrosundan biri diğer tüm işlerine ek olarak,

* KYS istekleri doğrultusunda gerekli proseslerin oluşturulması, uygulanması, işlerliğinin kontrolü, güncel tutulması, denetimi ve sürekli iyileştirilmesi,

* Kalite yönetim sisteminin performansının ve iyileştirme ihtiyaçlarının Yönetim Kurulu’na raporlanması ve sisteme özel önleyici/düzeltici işlemlerin belirlenmesi, takibi,

* Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili konularda Yönetim Kurulu adına ALAŞEHİR TİCARET VE SANAYİ ODASI'nın temsil edilmesi,

* Oda içerisinde üye odaklılık bilincinin yaygınlaştırılmasını sağlamak ve gerekli çalışmaları koordine etmek üzere Yönetim Kurulu tarafından Kalite Yönetim Temsilcisi olarak atanır.

Kalite Yönetim Temsilcisi yılda en az bir kez Kalite Sisteminin performansını değerlendiren bir rapor hazırlayarak Yönetim Kurulu’na sunar. Bu rapor yönetimin gözden geçirme toplantısında görüşülerek gerekli işlemler belirlenir.

 

5.5.3 İç İletişim

Yönetim, iletişim kanallarını kullanarak sistematik bir şekilde tüm çalışanlara vizyonu, misyonu, kalite politikasını, hedefleri, kalite sistemi denetim sonuçlarını,  kararları ve gelecekteki faaliyetleri iletir. İç iletişim, takım ruhu yaratmada anahtar role sahiptir. İletişim kanalları;

* Periyodik (ayda bir) gözden geçirme, bilgilendirme toplantıları (temel proses performansı, bölüm performansları, çözüm bekleyen konular ve öneriler)

* İç duyurular,

* Görsel ve işitsel elektronik iletişim ortamları,

* Çalışanlar öneri sistemi,

* Çalışan memnuniyeti bilgileri,

Sistem dokümanlarının sistemli dağıtımı ve istekte bulunulması durumunda sağlanması yöntemi ile herkesin güncel ve doğru bilgiye eş zamanlı olarak ulaşması sağlanmıştır.

( Ref: Pr.03 İç İletişim Prosedürü )

 

5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi

5.6.1 Genel

Yönetim, yönetimin gözden geçirme toplantısını yılda en az bir kez gerçekleştirir. Bu toplantıda; kalite Yönetim Sisteminin uygunluğu, yeterliliği, etkinliği ve sürekliliği gözden geçirilir. Bu gözden geçirme, iyileştirme fırsatlarının değerlendirilmesini, Kalite Politikasını, Kalite Hedeflerini ve Kalite Yönetimindeki Sistem değişiklikleri için ihtiyaçları kapsar.

 

5.6.2 Gözden Geçirme Girdisi

Yönetimin gözden geçirme toplantıları, güncel performansın ve ilk yönetimin gözden geçirmelerinden sağlanan izleme faaliyetleri ile ilgili kalite hedeflerini ve mevcut durumu, iyileştirme fırsatlarını, üyelerimizin geri bildirimleri (şikâyetler, beklentiler vb), denetim sonuçları, düzeltici/önleyici faaliyetlerin durumu, proses performansı ve hizmet uygunluğu ve kalite yönetim sistemine etki edebilecek diğer değişikliklerin gözden geçirilmesini içerir.

 

5.6.3 Gözden Geçirme Çıktısı

Yönetimin gözden geçirme toplantılarındaki çıktılar en az kalite yönetim sistemi ve proseslerin etkinliğinin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetleri, üye beklentileri ile ilişkili hizmet iyileştirilmesini ve kaynak ihtiyaçlarının teminini içerir. Yönetimin gözden geçirme toplantılarının sonuçları Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kayıt altına alınır ve muhafaza edilir.

( Ref: Pr.04 Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü )

 

 

Bugün 14 Kişi Toplam 26004 Kişi